Warum vor einer größeren Investition zunächst geklärt werden sollte, was eine Anlage tatsächlich braucht

Bei älteren Aufzugsanlagen kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem einzelne Reparaturen nicht mehr selbstverständlich freigegeben werden. Vielleicht gab es in den vergangenen Monaten mehrere Störungen, aus einer Prüfung sind noch Punkte offen oder für eine größere Instandsetzung liegt bereits ein Angebot vor. Gleichzeitig steht die Frage im Raum, ob es überhaupt noch sinnvoll ist, weiter in die bestehende Anlage zu investieren oder ob eine Modernisierung langfristig die bessere Lösung wäre.

Für Eigentümer, Hausverwaltungen und Property Manager ist diese Situation nicht immer einfach zu beurteilen. Auf der einen Seite möchte niemand eine größere Investition früher durchführen als notwendig. Auf der anderen Seite ist es genauso wenig sinnvoll, über Jahre immer wieder Geld in einzelne Reparaturen zu stecken, wenn sich abzeichnet, dass ohnehin eine umfassendere Maßnahme erforderlich wird.

In solchen Situationen erleben wir häufig, dass sehr schnell über konkrete Lösungen gesprochen wird. Es werden Angebote eingeholt, unterschiedliche Modernisierungsvarianten diskutiert oder einzelne Reparaturen miteinander verglichen. Das ist nachvollziehbar, setzt aus unserer Sicht aber einen Schritt zu spät an.

Bevor über eine Lösung entschieden wird, sollte zunächst möglichst klar sein, wie die tatsächliche Ausgangssituation aussieht.

Das Alter einer Anlage ist zunächst nur eine Information

Ein Aufzug, der seit 25 oder 30 Jahren in Betrieb ist, muss nicht allein aufgrund seines Alters modernisiert werden. Wir sehen Anlagen, die auch nach vielen Betriebsjahren zuverlässig funktionieren und mit einem überschaubaren Aufwand sinnvoll weiterbetrieben werden können. Gleichzeitig gibt es jüngere Anlagen, bei denen sich Störungen und zusätzliche Kosten bereits deutlich häufen.

Das Baujahr kann deshalb ein Hinweis sein, reicht als Grundlage für eine Investitionsentscheidung aber nicht aus.

Interessanter ist die Entwicklung der Anlage über einen längeren Zeitraum. Wie häufig kam es in den vergangenen Jahren zu Störungen? Welche Reparaturen wurden durchgeführt? Welche Bauteile sind bereits erneuert worden? Wie haben sich die Kosten entwickelt? Welche Feststellungen gibt es aus Prüfungen und welche größeren Maßnahmen könnten in den kommenden Jahren anstehen?

Erst wenn diese Informationen gemeinsam betrachtet werden, entsteht ein Bild, auf dessen Grundlage sich sinnvoll entscheiden lässt.

Das klingt zunächst nach zusätzlichem Aufwand. Bei einer Investition, die schnell einen hohen fünf- oder sechsstelligen Betrag erreichen kann, ist dieser Aufwand aus unserer Sicht jedoch gut investiert.

Einzelne Reparaturen erzählen selten die ganze Geschichte

Eine Reparatur über 10.000 oder 15.000 Euro kann wirtschaftlich durchaus sinnvoll sein. Wenn sich dadurch die Anlage weitere Jahre zuverlässig betreiben lässt und eine größere Investition sinnvoll verschoben werden kann, spricht zunächst wenig dagegen.

Problematisch wird es eher dann, wenn solche Maßnahmen ausschließlich einzeln betrachtet werden.

Eine Reparatur wird durchgeführt, einige Monate später folgt die nächste und im darauffolgenden Jahr kommt eine weitere größere Position hinzu. Jede dieser Entscheidungen kann für sich genommen nachvollziehbar gewesen sein. In der Summe kann sich trotzdem zeigen, dass über mehrere Jahre erhebliche Beträge in eine Anlage geflossen sind, ohne ihre Verfügbarkeit dauerhaft zu verbessern.

Deshalb schauen wir bei solchen Fragestellungen nach Möglichkeit nicht nur auf das aktuelle Angebot, sondern auch auf die Historie. Gerade die Entwicklung der vergangenen drei bis fünf Jahre kann einen guten Hinweis darauf geben, ob es sich um einzelne Ereignisse handelt oder ob sich ein grundsätzlicher Handlungsbedarf abzeichnet.

Für eine Hausverwaltung ist diese Betrachtung im Tagesgeschäft nicht immer einfach. Rechnungen werden geprüft und bezahlt, Maßnahmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten freigegeben und Störungen jeweils einzeln bearbeitet. Der Zusammenhang zwischen diesen Vorgängen wird häufig erst sichtbar, wenn man die Informationen bewusst zusammenführt.

Genauso wenig ist eine Modernisierung automatisch die bessere Lösung

Auf der anderen Seite sollte aus mehreren Reparaturen nicht automatisch der Schluss gezogen werden, dass nun eine vollständige Modernisierung erforderlich ist.

Auch das erleben wir in der Praxis regelmäßig.

Für eine Anlage liegt beispielsweise ein umfangreicher Modernisierungsvorschlag vor. Teile davon können sinnvoll oder notwendig sein, andere Maßnahmen möglicherweise erst zu einem späteren Zeitpunkt. Vielleicht lässt sich mit einer gezielten Instandsetzung ein wirtschaftlich vernünftiger Weiterbetrieb erreichen. Vielleicht zeigt die Gesamtbetrachtung aber auch, dass weitere Einzelmaßnahmen wenig sinnvoll wären und eine größere Modernisierung tatsächlich die bessere Entscheidung darstellt.

Welche Variante richtig ist, lässt sich nicht pauschal beantworten.

Entscheidend ist, dass nicht von einer angebotenen Lösung aus rückwärts argumentiert wird, sondern zunächst der tatsächliche Bedarf geklärt wird.

Drei Angebote schaffen noch keine vollständige Entscheidungsgrundlage

Gerade bei größeren Maßnahmen ist es üblich und sinnvoll, Vergleichsangebote einzuholen. Allerdings helfen drei unterschiedliche Preise nur dann wirklich weiter, wenn vorher ausreichend klar definiert wurde, welche Leistung überhaupt benötigt wird.

Angenommen, für eine Aufzugsanlage liegt ein Modernisierungsangebot über rund 120.000 Euro vor. Die Hausverwaltung holt zwei weitere Angebote ein und erhält vergleichbare Preise. Damit lässt sich anschließend recht gut beurteilen, wie die Anbieter preislich zueinanderstehen.

Noch nicht beantwortet ist damit allerdings die Frage, ob die angebotene Modernisierung in diesem Umfang notwendig und für den Eigentümer wirtschaftlich sinnvoll ist.

Aus unserer Sicht sollte deshalb zunächst die Ausgangssituation bewertet werden. Daraus lässt sich ableiten, welche Maßnahmen erforderlich sind, welche sinnvoll ergänzt werden können und welche möglicherweise noch nicht notwendig sind. Erst auf dieser Grundlage sollte ein Leistungsumfang definiert und anschließend am Markt verglichen werden.

So werden nicht lediglich unterschiedliche Preise für eine vorgegebene Lösung miteinander verglichen. Stattdessen wird zuerst geklärt, welche Lösung überhaupt ausgeschrieben werden sollte.

Neben den heutigen Kosten sind vor allem die kommenden Jahre interessant

Für eine wirtschaftliche Entscheidung reicht es außerdem nicht, nur die unmittelbar anstehende Maßnahme zu betrachten.

Eine Anlage kann heute mit einer vergleichsweise überschaubaren Reparatur weiterbetrieben werden. Wenn allerdings bereits absehbar ist, dass in zwei Jahren weitere größere Maßnahmen notwendig werden, verändert das die Bewertung. Umgekehrt kann eine etwas umfangreichere Instandsetzung heute sinnvoll sein, wenn dadurch eine größere Modernisierung für mehrere Jahre vermieden oder sinnvoll geplant werden kann.

Deshalb versuchen wir, soweit dies möglich ist, nicht nur die aktuelle Situation zu beurteilen, sondern auch einen realistischen Blick auf die kommenden Jahre zu werfen.

Für Eigentümer und Property Manager entsteht daraus ein weiterer Vorteil: Investitionen werden planbarer.

Wenn frühzeitig bekannt ist, bei welchen Anlagen in den nächsten Jahren mit größeren Maßnahmen zu rechnen ist, können entsprechende Budgets vorbereitet und Prioritäten gesetzt werden. Gerade bei größeren Beständen ist das aus unserer Sicht wesentlich sinnvoller, als erst dann über Investitionen zu sprechen, wenn ein akutes Problem auftritt.

Bei größeren Beständen wird aus der einzelnen Anlage eine Portfoliofrage

Bei einem Gebäude mit einer Aufzugsanlage lässt sich vieles noch relativ gut einzeln betrachten. Bei einem Bestand mit 20, 50 oder 100 Anlagen verändert sich die Aufgabenstellung.

Dann ist nicht mehr nur interessant, welche Anlage aktuell eine Reparatur benötigt. Entscheidend wird vielmehr, wie sich der gesamte Bestand in den kommenden Jahren entwickeln wird.

Welche Anlagen können voraussichtlich ohne größere Maßnahmen weiterbetrieben werden? Wo sollten Budgets vorgesehen werden? Bei welchen Anlagen häufen sich Kosten oder Störungen? Welche Maßnahmen haben Priorität und welche lassen sich noch verschieben?

Eine solche Betrachtung schafft vor allem Planungssicherheit. Sie ermöglicht es, Investitionen über mehrere Jahre zu strukturieren, anstatt bei jeder größeren Maßnahme erneut kurzfristig reagieren zu müssen.

Für Property Manager ist das häufig der entscheidendere Mehrwert als die Bewertung einer einzelnen Reparatur. Es geht nicht mehr darum, ein technisches Einzelproblem zu lösen, sondern darum, einen Teil des Immobilienbestands wirtschaftlich sinnvoll zu steuern.

Dabei sollte auch klar sein, wer welche Interessen vertritt

Ein weiterer Punkt spielt bei größeren Maßnahmen aus unserer Sicht eine wichtige Rolle.

Viele Empfehlungen zu Reparaturen und Modernisierungen kommen naturgemäß von den Unternehmen, die die entsprechenden Leistungen später auch ausführen. Daran ist zunächst nichts ungewöhnlich. Ein Wartungsunternehmen kennt die Anlage und kann einschätzen, welche Maßnahmen aus seiner Sicht sinnvoll sind.

Für den Eigentümer kann es bei größeren Investitionen trotzdem hilfreich sein, zusätzlich eine unabhängige Bewertung zu haben.

Dabei geht es nicht darum, die Empfehlung eines ausführenden Unternehmens grundsätzlich infrage zu stellen. Vielmehr geht es darum, sie aus Sicht des Eigentümers einzuordnen.

Welche Maßnahmen sind tatsächlich notwendig? Welche sind sinnvoll, aber möglicherweise nicht unmittelbar erforderlich? Gibt es Alternativen? Welche Auswirkungen hat es, wenn eine Maßnahme verschoben wird? Und wie sollte ein Leistungsumfang aussehen, damit verschiedene Anbieter später auch tatsächlich vergleichbar angeboten werden können?

Je größer die Investition, desto sinnvoller ist es aus unserer Erfahrung, diese Fragen vor einer Beauftragung sauber zu beantworten.

Hausverwaltungen müssen diese Fragen nicht technisch beantworten können

Von einer Hausverwaltung kann nicht erwartet werden, dass sie den technischen Zustand einer Aufzugsanlage bis ins Detail beurteilt. Das ist auch nicht ihre Aufgabe.

Sie muss vielmehr in der Lage sein, gegenüber dem Eigentümer eine nachvollziehbare Entscheidung vorzubereiten.

Warum ist eine Maßnahme erforderlich? Welche Alternativen wurden betrachtet? Welche Folgen hätte es, zunächst nicht zu investieren? Wie ist das Angebot wirtschaftlich einzuordnen und welche Kosten sind in den nächsten Jahren zusätzlich zu erwarten?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, wird aus einer technischen Empfehlung eine belastbare Entscheidungsgrundlage.

Das erleichtert nicht nur die Freigabe einer Maßnahme. Es hilft auch dabei, Entscheidungen gegenüber Eigentümern, Gremien oder anderen Beteiligten nachvollziehbar zu erläutern.

Manchmal ist Modernisieren richtig. Manchmal ist Weiterbetreiben richtig.

Wir erleben beide Situationen.

Es gibt Anlagen, bei denen nach der Betrachtung relativ schnell deutlich wird, dass weitere größere Reparaturen wirtschaftlich kaum noch sinnvoll wären. Dann sollte eine Modernisierung vernünftig geplant werden, bevor durch weitere Einzelmaßnahmen zusätzliche Kosten entstehen.

Es gibt aber genauso Anlagen, bei denen eine umfangreiche Modernisierung vorgeschlagen wurde und sich nach genauerer Betrachtung zeigt, dass ein wirtschaftlicher Weiterbetrieb noch gut möglich ist.

Beides ist aus unserer Sicht ein gutes Ergebnis.

Denn das Ziel sollte nicht darin bestehen, möglichst viel oder möglichst wenig an einer Anlage zu machen. Entscheidend ist, dass die gewählte Maßnahme zur tatsächlichen Situation und zu den Interessen des Eigentümers passt.

Erst verstehen. Dann entscheiden.

Bei ZEISBERG LiftKonzepte verkaufen wir keine Aufzüge und keine Ersatzteile. Wir haben deshalb kein wirtschaftliches Interesse daran, eine Reparatur größer oder eine Modernisierung umfangreicher zu machen als notwendig.

Unsere Aufgabe besteht darin, Eigentümer, Hausverwaltungen und Property Manager bei der Einordnung solcher Situationen zu unterstützen. Wir betrachten die vorhandenen Informationen, bewerten Handlungsoptionen und schaffen eine Grundlage, auf der anschließend entschieden werden kann.

Manchmal führt diese Bewertung zu einer Modernisierung. Manchmal zu einer gezielten Instandsetzung. Und manchmal zu der Erkenntnis, dass aktuell keine größere Maßnahme erforderlich ist.

Gerade bei größeren Investitionen halten wir es für sinnvoll, diese Frage zu klären, bevor konkrete Lösungen beauftragt werden.

Denn am Ende geht es nicht darum, möglichst schnell eine Antwort zu haben.

Es geht darum, die richtige Entscheidung für die Immobilie und ihren Eigentümer zu treffen.